Postupak certificiranja proizvoda

Pravila za certifikaciju proizvoda

1. SVRHA

Ovim se Pravilima za certifikaciju proizvoda  daju opće obavijesti podnositeljima prijava za certifikaciju proizvoda: o postupcima certifikacije proizvoda, zahtjevima koji moraju biti zadovoljeni za dobivanje i održavanje certifikacije te o pravima i obvezama certifikacijskog tijela i podnositelja prijava.
Popis dokumenata čija je primjena obvezna  za određene subjekte nalazi se na kraju ovog dokumenta. 

2. POSTUPAK CERTIFIKACIJE PROIZVODA

2.1. Predprijavne aktivnosti

Zainteresiranoj strani i korisnicima usluga Službe za certifikaciju proizvoda sve bitne informacije o postupku certifikacije i bitni dokumenti dostupni su na web stranici Hrvatskih šuma d.o.o.: www.hrsume.hr

2.1.1. Upit

Osoba (fizička ili pravna) zainteresirana za dobivanje certifikata može se obratiti upitom. Upit se može postaviti u pisanom obliku (pošta, faks, e-mail), usmeno (telefon).
Upit postavljen u pisanom obliku treba sadržavati opće podatke kao što su naziv, sjedište, pravni status, telefon, faks, e-mail, ime i prezime osobe za kontakt, te za što se traži certifikat.

2.1.2.Informativni sastanak
Prije podnošenja prijave, na zahtjev zainteresirane strane, može se organizirati informativni sastanak.
Na sastanku se zainteresiranu stranu upoznaje s kriterijima koji moraju biti zadovoljeni, s tijekom postupka utvrđivanja sukladnosti i certifikacije proizvoda.
Tijekom informativnog sastanka treba utvrditi može li  zainteresirana strana zadovoljiti postavljene zahtjeve, odnosno da li je djelatnost koju obavlja iz područja rada certifikacijskog tijela.

2.1.3.Prijavni dokumenti
Zainteresirana strana može koristiti obrasce prijave za certifikaciju  s web stranica. Ukoliko ta mogućnost ne postoji u roku od tjedan dana nakon primitka upita certifikacijsko tijelo će zainteresiranoj strani dostaviti prijavne obrasce i Pravila za certifikaciju bilo poštom ili e-mailom. Prihvatit će se i zahtjevi koji nisu ispisani na službenom obrascu ukoliko sadrže sve potrebne podatke. Svaki primljeni zahtjev se  registrira kroz Centrix sustav i čuva.

2.1.4.Dopunske obavijesti o prijavi
Zainteresirana strana ima pravo zatražiti dopunske obavijesti o prijavi. Dopunske obavijesti se na zahtjev podnositelja prijave dostavljaju poštom ili e-mail-om ukoliko je to moguće. Zainteresirana strana dopunske obavijesti može dobiti i tijekom informativnog sastanka ukoliko ga zatraži.

2.2. Prijava
2.2.1. Dostava prijavnih dokumenata
Zainteresirana strana podnosi prijavu nakon prikupljenih informacija i, u pravilu, kad utvrdi da postoje mogućnosti  i spremnost za ispunjavanje traženih uvjeta. Prijavne dokumente mogu dostaviti zainteresirani za uključivanje u sustav utvrđivanja sukladnosti, kao i već uključeni kojima je neko drugo tijelo provodilo certifikaciju proizvoda a iz određenih, opravdanih razloga ne žele više surađivati s tim tijelom i o tom su obavijestili nadležno tijelo (Ministarstvo) i svoje prvotno kontrolno tijelo. Zahtjev za prvom kontrolom je obvezujući za obje strane i ima značenje ugovora.


2.2.2. Pregled prijavnih dokumenata
Voditelj Službe ocjenjuje valjanost i potpunost prijavnih dokumenata, mogućnost prihvaćanja prijave,  i određuje stručnog suradnika za provedbu stručne kontrole. Ukoliko  Voditelj ocijeni da prijava ne može biti prihvaćena iz opravdanog razloga (van područja rada...) podnositelja prijave će obavijestiti o razlozima odbijanja u pisanom obliku, a prijavni dokumenti bit će vraćeni. U slučaju nepotpunosti dokumentacije, od podnositelja prijave će se zahtijevati dokumenti, podaci ili informacije koje nedostaju. Rok za dostavu dokumentacije je 30 dana, uz valjano pismeno obrazloženje podnositelja prijave rok se može produžiti ali ne više od 3 mjeseca. U slučaju da Voditelj ocijeni da je prijava u području rada Službe, te  može biti prihvaćena, obavijestit će podnositelja prijave o zaprimljenoj i prihvaćenoj prijavi  telefonom ili e-mail porukom ako je to moguće. Tom prilikom će ga obavijestiti i o imenu stručnog suradnika za kontrolu.

2.3. Stručna kontrola
2.3.2. Provođenje prve stručne kontrole
Subjekt mora omogućiti pristup svim dijelovima jedinice i svim radnim prostorima, te svim izvješćima i odgovarajućoj dokumentaciji, omogućiti uvid u potrebne podatke, dati na uvid rezultate sustava osiguranja kvalitete. Zapisnik o stručnoj kontroli se sastavlja nakon pregleda. Ukoliko rezultate stručne kontrole prihvaća subjekt supotpisuje zapisnik zajedno sa stručnim suradnikom za kontrolu. Subjekt ima pravo nepotpisati zapisnik i dati primjedbu na njegov sadržaj. Izvješće i zapisnik o provedenoj prvoj stručnoj kontroli su preduvjet za upis u Upisnik subjekata u ekološkoj proizvodnji.

2.4. Potvrđivanje, certifikacija proizvoda
2.4.1. Prethodne aktivnosti
Izdavanju certifikata za proizvode prethodi provođenje stručne kontrole, uključenost u sustav utvrđivanja sukladnosti najmanje jednu godinu u ekološkoj proizvodnji poljoprivrednih i prehrambenih proizvoda i pozitivno izvješće. Temeljem pozitivnog izvješća subjekt dostavlja zahtjev za potvrdnicom, certifikatom.

 2.4.3. Odluka o certifikaciji proizvoda
Ukoliko se utvrdi da je subjekt zadovoljio propisane zahtjeve izdat će mu se certifikat za proizvode. Certifikat se odnosi na proizvode proizvedene u tekućoj godini i vrijedi najdulje idućih dvanaest mjeseci. Sastavni dio certifikata je popis proizvoda na koje se certifikat odnosi.
Proizvodi se certificiraju: - kao ekološki
                                 - kao ekološki proizvodi u prijelaznom razdoblju
                                 - ne certificiraju ukoliko se utvrdi da nisu zadovoljeni svi postavljeni zahtjevi.

 
2.5. Provođenje daljnjih stručnih kontrola
U postupku certifikacije proizvoda stručna kontrola i njeni rezultati su preduvijet za donošenje odluke o certifikaciji proizvoda i osiguravanja stalnog zadovoljenja propisanih zahtjeva.
Pri tom certifikacijsko tijelo provodi sljedeće stručne kontrole: Redovnu godišnju stručnu kontrolu i izvanrednu, nenajavljenu stručnu kontrolu.

2.5.1. Redovne stručne kontrole
Redovne stručne kontrole provode se najmanje jednom godišnje prema godišnjem planu. O redovnoj kontroli dobavljač će biti obaviješten najmanje u tjednu prije planiranog roka telefonom, e-mailom, poštom.
2.5.2. Izvanredne, nenajavljene stručne kontrole
Nenajavljene stručne kontrole moraju se provoditi na temelju:
procjene rizika nesukladnosti uzimajući u obzir najmanje rezultate prethodnih stručnih kontrola, količinu proizvoda i rizik zamjene proizvoda; pritužbi, u pisanom obliku na rad dobavljača.

 3. SUŽENJE I PROŠIRENJE PODRUČJA CERTIFIKACIJE
Ukoliko se tijekom kontrolnih pregleda ili kao rezultat rješavanja prigovora i priziva ili uslijed promjena u normama ili drugim načinima utvrdi da proizvod više ne zadovoljava zahtjeve na temelju kojih je dodijeljen certifikat, područje certifikacije se može suziti. Također, subjekt, kada utvrdi da više nije u mogućnosti zadovoljavati postavljene zahtjeve, može i sam zatražiti suženje područja certifikacije. Također, subjekt, kada utvrdi da je u mogućnosti zadovoljavati postavljene zahtjeve  u drugim proizvodnim procesima, može zatražiti proširenje područja certifikacije.

 

4. POVLAČENJE CERTIFIKATA
4.1 Dragovoljna suspenzija
Subjekt može, zbog vlastitih razloga, zahtijevati privremenu obustavu važenja certifikata, korištenja simbola ili drugih načina pozivanja na status, pravodobno obavještavajući o tome, u pisanom obliku, certifikacijsko tijelo. Suspenzija se može zahtijevati za cijelo ili za dio područja certifikacije. Dragovoljna suspenzija može trajati najviše 6 mjeseci. Ako se nakon toga roka ne steknu uvjeti za prekid suspenzije, certifikacija će biti povučena u onome dijelu za koji je suspenzija zahtijevana.Dragovoljna suspenzija može se prekinuti jedino nakon provedenog ocjenjivanja.

4.2 Prisilna suspenzija
Kada se tijekom kontrole (redovne ili izvanredne) ili tijekom kojeg drugog postupka utvrde bitne nesukladnosti one mogu uvjetovati suspenziju certifikacije u dijelu ili u cijelosti. Prisilna suspenzija traje najviše 6 mjeseci, a ukinuti se može jedino nakon provedenog postupka ocjenjivanja. Ako se do isteka trajanja suspenzije ne steknu uvjeti za njeno ukidanje, područje certifikacije može se suziti u onome dijelu na koji se suspenzija odnosila ili, u krajnjem slučaju, može biti povučena, ako se suspenzija odnosila na cijelo područje certifikacije. Tijekom trajanja suspenzije povlače se certifikati za proizvode iz suspendiranog proizvodnog procesa. 

5. PRESTANAK CERTIFIKACIJE
5.1 Dobrovoljni zahtjev za povlačenje certifikacije
Subjekt može zbog vlastitih razloga zahtijevati povlačenje certifikacije, obavještavajući o tome, u pisanom obliku, certifikacijsko tijelo i nadležno tijelo.

5.2 Povlačenje certifikacije
Kada se tijekom kontrole (redovne ili izvanredne) ili tijekom kojeg drugog postupka, utvrde bitne nesukladnosti one mogu uvjetovati povlačenje certifikacije. U slučaju povlačenja certifikacije, certificirano tijelo obvezno je vratiti certifikacijskom tijelu ranije dobivene certifikate. Nakon brisanja iz Upisnika subjekata može se podnijeti zahtjev za ponovni upis tek nakon isteka vremena koje je propisano za odgovarajuće trajanje prijelaznog razdoblja u ekološkoj proizvodnji. Prije toga potrebno je ponoviti postupak certifikacije od početka.

 6. OBVEZE I PRAVA
6.1 Obveze subjekata

-        Podnijeti službeni zahtjev za provođenje postupka certifikacije i priložiti svu potrebnu dokumentaciju, pridržavati se svih zahtjeva propisanih zakonskim propisima koji se odnose na certifikacijsku shemu.
-        Omogučiti nesmetano provođenje stručnih kontrola, na svim lokacijama na kojima se provodi ocjena sukladnosti, omogućiti uvid u svu relevantnu dokumentaciju
-        Svakoj promjeni koja može utjecati na status proizvoda odmah obavijestiti Službu.
-        Ispravno koristiti dobiveni certifikat i koristiti oznake samo za proizvode na koje se certifikat odnosi
-        Ne koristiti certifikat tako da nanosi štetu certifikacijskom tijelu, ne davati izjave koje su neispravne i neovlaštene
-        U trenutku privremene suspenzije ili povlačenja certifikata mora odmah prekinuti svaku promidžbu koja upućuje na taj certifikat i certifikacijskom tijelu odmah vratiti svu zatraženu dokumentaciju
-        Ne zloupotrebljavati certifikat ni na koji način
-        Čuvati svu dokumentaciju o proizvodnom procesu i proizvodima, što uključuje i čuvanje svih poznatih prigovora koji se odnose na sukladnost proizvoda sa zahtjevima propisa i zakonske regulative.
-        Svu dokumentaciju na zahtjev dati na uvid djelatnicima certfikacijskog tijela.
-        Poduzeti odgovarajuće radnje slijedom tih prigovora i svih nedostataka na proizvodima ili uslugama koji utječu na sukladnost sa zahtjevima za potvrđivanje
-        Mora dokumentirati sve poduzete radnje slijedom prigovora ili nedostataka na proizvodima koji utječu na sukladnost sa zahtjevima za potvrđivanje
-        Podnijeti zahtjev za certifikacijom samo jednom certifikacijskom tijelu
-        Dobavljač je dužan podmiriti troškove stručne kontrole i certifikacije proizvoda.

6.2 Prava dobavljača

-        Staviti opravdani prigovor na osoblje određeno za provođenje postupka
-        Neprihvatiti ponuđenog podizvođača, ukoliko certifikacijsko tijelo podugovara pojedine poslove, uz opravdani razlog
-        Dobiti certifikat za proizvode ukoliko su ispunjeni svi zahtjevi certifikacijske sheme
-        Proizvode certificirane kao ekološke označiti europskim i hrvatskim Ekoznakom.
-        Zatražiti suspenziju, sužavanje ili proširenje certifikacije
-        Uložiti prigovor i žalbu na postupke i odluke certifikacijskog tijela tijekom provedbe certificiranja
-        Nakon brisanja iz Upisnika subjekata može podnijeti zahtjev za ponovni upis tek nakon isteka vremena koje je propisano za odgovarajuće trajanje prijelaznog razdoblja u ekološkoj proizvodnji.

6.3 Obveze certifikacijskog tijela

-        postupke utvrđivanja sukladnosti provoditi sukladno utvrđenim pravilima,
-        osigurati kompetentnost, neovisnost i nepristranost osoblja koje sudjeluje u postupcima utvrđivanja sukladnosti
-        osigurati povjerljivost dokumenata i informacija prikupljenih tijekom provođenja stručnih kontrola i certifikacije proizvoda,
-        osigurati pravodobne obavijesti o svim promjenama kriterija za certifikaciju proizvoda, i u odgovarajućem roku provjeriti da li su svi korisnici proveli potrebne prilagodbe.
-        u slučaju nekorektnog pozivanja na status proizvoda ili upotrebe oznaka na neprimjeren način poduzeti radnje koje mogu uključiti: zahtjev za popravnim radnjama, suspenziju ili povlačenje certifikata, javno objavljivanje, i ako je potrebno i druge postupke,
-        podaci o slučajevima nepravilnosti ili kršenja koja utječu na ekološki status proizvoda bez odgađanja će biti razmijenjena s ostalim kontrolnim tijelima i nadležnim tijelom.

     Ukoliko se tijekom stručnih kontrola ili kao rezultat rješavanja prigovora i priziva ili drugim načinima   ustanove nepravilnosti s obzirom na udovoljavanje zahtjevima, Služba neće izdati potvrdnicu bez koje dobavljač ne može prilikom označavanja, reklamiranja i prezentiranja na čitavu seriju    proizvodnje staviti oznake ekološke proizvodnje.

7.   PRIGOVORI I PRIZIVI
7.1 Prigovori
Unatoč svih poduzetih mjera moguće su pojave prigovora, kao izraza nezadovoljstva neke osobe ili organizacije, u svezi s aktivnostima i postupcima certifikacijskog tijela ili certficiranog subjekta. Certifikacijsko tijelo ocjenjuje važnost prigovora te, u slučaju opravdanosti, poduzima odgovarajuće radnje. O rezultatima rješenja prigovora, podnositelj se obavještava u pisanome obliku. O svim prigovorima i poduzetim mjerama vode se zapisi. Ukoliko prigovor ne stigne u pisanome obliku ili stigne iz neidentificiranog izvora certifikacijsko tijelo će postupit na način koji smatra prikladnim.

7.2 Prizivi
Prizivom se smatra zahtjev certficiranog subjekta za preispitivanje bilo koje po njega nepovoljne odluke certifikacijskog tijela, a koja se odnosi na njegov željeni status. Politika je certifikacijskog tijela da svoje aktivnosti provodi sukladno definiranim pravilima i na zadovoljstvo korisnika usluga i drugih zainteresiranih strana, nastojeći da se tijekom provedbe postupaka ne steknu uvjeti za podnošenje priziva. Međutim, ukoliko do priziva dođe on se bez odugovlačenja rješava. O rezultatima postupka rješavanja priziva podnositelj se obavještava u pisanom obliku. Prigovori i prizivi rješavaju se na način opisan u dokumentu PS-6.3.

POPIS DOKUMENATA S OBVEZNOM PRIMJENOM

 

NN

 

Naziv dokumenta

 

Dobavljači

 

Biljna

proizvodnja

Životinjska

proizvodnja

Prerada,

pakiranje

Uvoz

Akvakultura

 

Ekološko vino

80/13

Zakon o provedbi Uredbe Vijeća (EZ) br.834/2007 o ekološkoj proizvodnji i označavanju ekoloških proizvoda

86/13

Pravilnik o ekološkoj proizvodnji

     √

 

Uredba Vijeća (EZ-a) br.834/2007 o ekološkoj proizvodnji i označavanju ekoloških proizvoda

 

Uredba Komisije (EZ) br. 889/2008 o podrobnim pravilima za provedbu Uredbe Vijeća (EZ-a) br.834/2007

 

Uredba Komisije (EZ) br. 271/2010...u pogledu znaka ekološke proizvodnje EU

 

Uredba Komisije (EZ) br. 1235/2008...s obzirom na dogovore za uvoz ekoloških proizvoda iz trećih zemalja

 

 

 

 

 

 

Provedbena Uredba Komisije (EU) br. 505/2012

 

 

 

 

 

Provedbena Uredba Komisije (EU) br. 203/2012...vezano uz detaljne odredbe o ekološkom vinu

 

 

 

 

 

 

Uredba Komisije (EU) br. 710/2009 s obzirom na predviđanje podrobnih pravila o organskoj akvakulturi i uzgoju morskih algi

 

 

 

 

 

 

Službene stranice ''Narodnih novina''

Službene stranice Ministarstva poljoprivrede: Ekološka proizvodnja